In dit artikel leggen we uit hoe je de huisstijl van je offertes en facturen kan aanpassen in DEDDO. Het gaat hier om onder andere het toevoegen van briefpapier, het aan/uitzetten van verschillende elementen op je offertes en facturen, het aanpassen van het lettertype, het instellen van marges en het aanpassen van de volgorde van de offerte.
Let op! De huisstijl toepassen is een DEDDO PRO functionaliteit en kan enkel in de proefperiode en als je een PRO abonnement hebt toegepast worden. Als je in de proefperiode je huisstijl hebt aangepast en een DEDDO of DEDDO PLUS abonnement hebt aangeschaft zal de huisstijl vervallen en terug gaan naar de default van DEDDO.
Video:
Hieronder een video over hoe je de huisstijl van je offertes en facturen kan aanpassen met behulp van briefpapier. Onder de video is ook een uitgebreid stappenplan terug te vinden met screenshots.
Huisstijl aanpassen
De volgende onderdelen komen aan bod:
Voor alles wat met de huisstijl te maken heeft beginnen we bij de accountinstellingen. Open deze door bij Start op "Accountinstellingen aanpassen" te klikken.
Vervolgens klik je op "Huisstijl" om de pagina te openen waar je de huisstijl kan aanpassen.
Briefpapier inladen
Vanuit de huisstijl pagina kan je onder andere briefpapier inladen, dit doe je op de volgende manier. Klik op de knop "Briefpapier toevoegen". Let op dat dit, zoals beschreven in de waarschuwing onder de knop, enkel kan in A4 formaat en .PDF, .PNG en .JPEG bestanden moeten zijn.
Na het selecteren van het briefpapier zie je in het voorbeeld rechts hoe het briefpapier eruit komt te zien.
Het briefpapier is nu ingeladen en zal gebruikt worden op de volgende plekken:
De acceptatiepagina voor offertes.
Offertes in opdracht.
Definitieve facturen.
Definitieve credit facturen.
Voor offertes en facturen zowel het Word-/PDF-bestand als ze nog in de concept fase zijn.
In de preview is de huisstijl niet te zien, maar om aan te geven dat er wel een huisstijl is toegepast staat er bovenin de offerte of factuur een indicator.
Als je vervolgens op de link klikt in de indicator zal hij de PDF van het document downloaden met daarin de offerte met toegepaste huisstijl. Dit kan ook op de normale manier door op "download PDF" te klikken.
Elementen van offertes/facturen aan of uit zetten
Vanuit de huisstijl pagina kunnen bepaalde elementen van de offerte en factuur uitgezet of aangezet worden. Dit doe je door op de pagina een van de drie onderdelen aan te klikken.
Je ziet daarna direct in het voorbeeld rechts wat voor effect dit gaat hebben op de offerte/factuur
Dit werkt verder hetzelfde als het toepassen van briefpapier en zal op dezelfde plekken toegepast worden.
Marges instellen
Het kan zijn dat je briefpapier en de default marges van DEDDO niet lekker overeen komen. Met deze functie maak je makkelijk de marges op je documenten zo, dat alles past.
Je kan de boven en onder marge aanpassen op de volgende manier. Op de huisstijl pagina zie je in het voorbeeld document aan de rechterkant twee stippellijnen.
Om de marge aan te passen klik je op een van deze stippellijnen en sleep je in het geval van de boven marge, deze naar beneden. En zie je dat alles naar beneden gedrukt wordt.
En in het geval van de onder marge sleep je de stippellijn naar boven. En zie je dat er onderdelen van het scherm weg vallen.
Nu is je document netjes en past alles samen met je eigen briefpapier. Dit wordt op dezelfde plekken zichtbaar als het briefpapier.
Lettertype aanpassen
Om je offertes en facturen nog meer persoonlijkheid te geven kan je ook je lettertype aanpassen. Vanuit de huisstijl pagina kan deze geselecteerd worden. Dit doe je door op het dropdown menu te klikken onder het kopje "Lettertype".
Je hebt nu de keuze uit meerdere lettertypen, na selectie krijg je in het voorbeeld direct te zien hoe het lettertype er uit gaat zien in je documenten.
Het lettertype zal nu toegepast worden op de preview van offertes en facturen, definitieve offertes en facturen zowel Word als PDF en ook op de acceptatiepagina zal de klant de offerte in het gekozen lettertype zien.
Offerte onderdelen ordenen
Let op: Je kan enkel de volgorde van de offerte onderdelen aanpassen.
Op een offerte staan bepaalde onderdelen zoals de werkomschrijving, specificatie, etc. Deze staat bij DEDDO in een bepaalde volgorde, maar het kan zijn dat je dit wil aanpassen. Met deze functie kan dat.
Op de huisstijl pagina staat naast het voorbeeld aan de rechterkant een aantal tabjes, deze kan je, behalve het voorblad, verslepen en zo de volgorde aanpassen. Doe dit door er op te klikken het het te verslepen.
De aangepaste volgorde is direct zichtbaar in het offertevoorbeeld. Zo maak je jouw offertes nog persoonlijker.