Let op: Om een factuur via e-mail te versturen moet deze definitief gemaakt zijn.
Lees in het volgende artikel hoe je dit doet: Hoe maak ik een factuur? | DEDDO helpcentrum
Video:
Hieronder een korte video over hoe je een factuur verstuurt inclusief documenten. Onder de video is ook een uitgebreid stappenplan terug te vinden met screenshots.
Factuur versturen inclusief documenten:
Om een definitieve factuur te versturen, klik je bij de factuur rechtsbovenin op 'Via e-mail verzenden'.
Dit brengt je naar een scherm waarin je de geadresseerden, het onderwerp en de tekst in de e-mail kan aanpassen. Ook zie je hier een voorbeeld van de factuur die je meestuurt in PDF-formaat. Je kan hier ook documenten die je geüpload hebt bij de factuur meesturen.
TIP: Mocht het "Aan:" veld niet zijn ingevuld, dan is het verstandig om het e-mailadres eerst bij de klant zelf in te vullen. Deze wordt dan namelijk automatisch ingevuld en zo hoef je dit in de toekomst niet elke keer handmatig te doen.
Je kan er tevens voor kiezen om een ander e-mail te gebruiken voor facturen, dan voor offertes. Dit regel je bij de gegevens van de klant.
Let op: zowel in de aan als in de cc kunnen niet meer dan vijf e-mailadressen worden ingevuld.
TIP: wanneer je een logo bedrijfslogo hebt toegevoegd aan je account, wordt deze in de offerte, maar ook in de mail toegevoegd. In het volgende artikel lees je hoe je een bedrijfslogo kan toevoegen: Waar vul of wijzig ik mijn bedrijfsgegevens? | Articles | DEDDO | Intercom.
Documenten toevoegen
Als je extra bijlagen hebt die je wil toevoegen aan de factuur, zoals afbeeldingen van geleverd werk of extra uitleg van het geleverd werk wat niet past binnen het stramien van een factuur. Dan kan dit op de volgende manier. Voor het uploaden van documenten bij een factuur refereren we naar het volgende artikel: Hoe voeg ik documenten toe aan mijn factuur?
In het e-mail verzenden menu staat rechtsbovenin een tabel met alle documenten die geüpload zijn bij de factuur.
Deze tabel geeft aan wat de naam is van het document en de grootte in megabytes. Je kan hier de documenten selecteren die je wil meesturen, dit doe je door in de kolom "toevoegen" op de checkbox te klikken.
Vervolgens zie je rechtbovenin hoeveel megabyte je gaat meesturen. Bij bijlagen zie je vervolgens nog het resultaat met de documentnamen als extra controle.
Let op: Je kan maximaal 10 megabyte meesturen per factuur.
