Er vaak documenten die je altijd met je offerte meestuurt. Denk aan algemene voorwaarden, garantievoorwaarden, certificaten of een keurmerk. Stel je deze documenten één keer in als standaarddocument, dan voegt DEDDO ze automatisch toe aan je offertes. Je hoeft ze dus niet meer bij elke offerte los toe te voegen.
Video:
In de onderstaande video is te zien hoe je standaarddocumenten toevoegt aan je DEDDO omgeving welke automatisch worden meegestuurd bij de offerte. Onder de video is ook een stappenplan terug te vinden met screenshots.
Standaarddocumenten toevoegen:
Ga rechtsboven in DEDDO naar je account en klik op 'Instellingen'.
Klik op het tabblad 'Offerte en factuur'. Onder het kopje 'Offertes' vind je de balk 'Standaarddocumenten'. Klik op deze balk om hem open te klappen.
Klik op de knop 'Document toevoegen' en selecteer de documenten op je computer.
Tip: je kan meerdere documenten tegelijk toevoegen. Houd de Ctrl-toets (Windows) of Cmd-toets (Mac) ingedrukt en klik de documenten aan die je wilt uploaden.
Je documenten staan nu in de lijst met standaarddocumenten (1). Vanaf nu voegt DEDDO ze automatisch toe wanneer je een offerte verstuurt.
Is een document verouderd en wil je het niet meer standaard meesturen? Klik dan op het archiefpictogram achter het document (2). DEDDO stuurt het document daarna niet meer automatisch mee met je offertes.
Standaarddocumenten bij het versturen van je offerte:
Open de offerte die je wilt versturen en klik rechtsboven op 'Via e-mail verzenden'.
Rechts op het scherm zie je onder 'Bijgevoegde documenten' het onderdeel 'Standaarddocumenten'. Hier staan je standaarddocumenten, en ze zijn al aangevinkt. Ze gaan dus automatisch mee met de offerte.
Wil je een standaarddocument bij deze offerte niet meesturen? Zet dan het vinkje bij 'Toevoegen' uit.
Let op: het uitzetten van het vinkje geldt alleen voor deze offerte. Bij een nieuwe offerte staat het standaarddocument weer aangevinkt.
Klik daarna op 'Offerte verzenden' om de offerte met de documenten naar je klant te sturen.
Zo ziet je klant de standaarddocumenten:
In de e-mail die je klant ontvangt, staan de standaarddocumenten onder 'Documenten'. Je klant kan ze hier direct downloaden.
Ook op de persoonlijke pagina waar je klant de offerte accepteert, staan de documenten klaar onder 'Bijgevoegde documenten'.
Gerelateerde artikelen:
Wil je een document alleen bij één specifieke offerte meesturen?
Lees dan Hoe verstuur ik een offerte inclusief documenten?