In de onderstaande video is het versturen van de offerte inclusief documenten te zien.
Als je een offerte wilt versturen, klik je bij de offerte rechtsboven op 'Via e-mail verzenden'.
Dit brengt je naar een scherm waarin je andere ontvangers, het onderwerp en de tekst van de e-mail kan aanpassen. Je ziet op dit scherm ook een voorbeeld van de offerte die je meestuurt in PDF-formaat.
Het veld "Andere ontvangers" is bedoeld voor e-mailadressen van mensen die de offerte wel mogen ontvangen, maar niet accepteren.
āLET OP: Hier kunnen niet meer dan vijf e-mailadressen ingevuld worden.
Daarnaast heb je de mogelijkheid om documenten, die je hebt ingeladen bij de offerte, te selecteren om mee te sturen met de offerte. Dit doe je door rechtsboven bij de mee te sturen documenten een vinkje te zetten.
TIP: wil je weten hoe je documenten kan toevoegen aan je calculatie & offerte? Dit vindt je terug in het volgende artikel: Hoe voeg ik een document toe aan mijn calculatie & offerte?
Let op! Geselecteerde documenten die je meestuurt kunnen niet meer verwijdert worden.
Na het selecteren van de documenten die je mee wilt sturen zie je deze ook in de lijst van documenten verschijnen in de mail. Deze documenten worden op de persoonlijke pagina van de klant aangeboden om te downloaden.
Je verstuurt de e-mail met bijlage en eventueel toegevoegde documenten door op de knop 'Offerte verzenden' te klikken. Hierna kom je weer terug op de offerte die je zojuist hebt verzonden.
Na het versturen zal de offerte de status 'Offerte verzonden' krijgen. In deze status is het niet mogelijk om de calculatie of de offerte aan te passen. Dit om te voorkomen dat er wijzigingen plaatsvinden terwijl de offerte voor digitale acceptatie uitstaat bij de klant.
ā
TIP: wanneer je een logo bedrijfslogo hebt toegevoegd aan je account, wordt deze in de offerte, maar ook in de mail toegevoegd. In het volgende artikel lees je hoe je een bedrijfslogo kan toevoegen: Waar vul of wijzig ik mijn bedrijfsgegevens?
Offerte terughalen
Mocht het nodig zijn om een aanpassing in de calculatie of de offerte te doen, dan kan je met de knop 'Offerte terughalen' de status weer terug zetten naar 'Concept'.
DEDDO zal om een bevestiging van deze actie vragen, want de verzonden offerte kan dan niet meer digitaal geaccepteerd worden door de klant. Om de actie uit te voeren klik je op 'Offerte terughalen'.
TIP: mocht je een aanpassing gedaan hebben aan een eerder verstuurde offerte. Wijzig dan de versie voordat je deze opnieuw aan de klant verstuurt.
Offerte digitaal accepteren
Met het versturen van een offerte krijgt de klant de mogelijkheid om de offerte digitaal te accepteren. Hoe dit werkt vindt je terug in het volgende artikel: Hoe kan mijn klant een offerte digitaal accepteren?